北京中国石油大学教育基金会印章证书管理规定

为安全、规范、有效地使用北京中国石油大学教育基金会（以下简称“基金会”）印章、证书，结合基金会实际，特制定本规定。

第一章 印章管理

第一条 本规定所指印章指“北京中国石油大学教育基金会” 印章、“北京中国石油大学教育基金会财务专用章”及法定代表人名章。

第二条 基金会办公室负责保管、使用基金会印章、法定代表人名章；基金会财务部负责保管、使用财务专用章。

第三条 秘书长对基金会印章负有监管责任，印章具体保管人要确保印章存放、使用安全，做好用章记录登记工作。

第四条 印章原则上不借出使用。特殊情况须借出使用时，用印章部门须填写《印章携出申请单》并经秘书长核准后方可借出。印章归还时，印章保管人应在《印章携出申请单》上加注收回日期、时间并将申请单归档。若因业务需要无法在规定时间内归还，借用人应事先向印章保管人说明原因及告知可归还时间。若已逾期且印章保管人未接获任何通知，保管人须主动联络借用人促其归还并报秘书长处理。

第五条 印章遗失时，保管人应在依程序报备并依法公告作废后，按程序申办新印章；因使用已久字迹磨损模糊或因其它原因被认为已不堪使用时，在报基金会理事会讨论批准后，按程序办理补发新印章手续，同时将遭毁损之原印章予以缴销。

第六条 制、补、换发印章的字体应异于原印章字体，以兹区别。

第七条 若遗失印章于补发后又被寻获，保管人应办理报缴销手续。

第八条 印章的使用范围

（一）基金会印章主要用于基金会公文公函、项目申报书（表）、基金会行为合同或协议、捐赠证书、内部证件、奖励证书等方面；

（二）严禁在白纸文书、空白证书上加盖印章。

第九条 印章的使用程序

（一）以基金会名义发出的公文、公函，要有秘书长、理事长（或副理事长）签名的签发文稿，方可用印；

（二）凡基金会颁发的捐赠证书用印，要经基金会办公室负责人审核签名，报秘书长审批后方可用印；

（三）以基金会名义对外签订协议、合同等文件，需经秘书长、副理事长或理事长审批后方可用印；

（四）基金会统计报表、财务报表、出国申报表等各类对外报表，须由相关部门负责人审核签名，经秘书长审批后方可用印。

第十条 印章保管人员离职或调职时，应办理印章移交手续，由基金会办公室将印章转交给交接人员保管。

第二章 证书管理

第十一条 基金会证书包括法人登记证书、营业执照等相关证书的正本和副本。《基金会法人登记证书》正本应按规定悬挂于基金会办公场所的醒目位置。

第十二条 基金会证书由基金会办公室负责保管。

第十三条 所有证书原件原则上不外借，不得将证书带离办公室。因公使用证书原件或复印件，须经基金会秘书长审批同意。

第十四条 管理人员必须认真负责、妥善保管、忠于职守，不得伪造、涂改、损毁、出借。

第十五条 基金会办公室必须严格按照登记管理机关的要求在规定时间内到指定部门进行年检、换证。

第十六条 任何部门和个人违反本规定擅自刻制、伪造、使用基金会公章和证书，基金会将追究当事人及有关人员的责任，视其造成后果程度给予相应处分，直至追究法律责任。

第十七条 本规定由基金会秘书处负责解释，自发布之日起实施。

北京中国石油大学教育基金会

二〇一八年五月十七日