根据“中国石油大学（北京）基本科研业务费管理办法（试行）（中石大京科[2012]3号）”规定，学校设立国际学术交流基金，用于资助我校主办或作为主要承办方承办的大型国际会议。为做好2014年校国际学术交流基金申报工作，现将有关事项通告如下：
一、资助范围
1.会议在本领域具有较重大国际影响力，我校作为主办方或主要承办方；
2.与会正式注册代表不少于100人，其中境外与会人数不少于总人数的10％；
3.境外参会人员国别不少于两国；
4.举办地在北京；
5.有教育部正式批示。
二、申报程序及材料
1. 我校国际学术会议资助实行预申报制度。未纳入年度计划的会议，原则上不予资助。
申报需准备如下材料：
①申请人填写《中国石油大学(北京)主办或承办国际国内学术会议计划表》（见附件1），并提交至所在学院。
②各学院通过初审后，4月15日前将学院推荐公函和计划汇总表统一报送到科学技术处，同时将电子版发送到科学技术处联系人。
2.科学技术处将汇总审核后，提交校学术委员会审议。凡纳入年度计划的会议，将根据每年学术交流计划的总体情况及对该会议的级别、影响力的评估情况，确定资助会议名单和资助金额。
3.具体申报流程可参见附件3。
三、注意事项
会议举办前1个月，申请人另需向科学技术处提供如下书面申请材料，内容包含：会议执行的时间、地点、日程安排、会议内容、参会单位、参会国内外专家名单、经费预算、会议正式通知及教育部批示文件等。未及时提交申请的会议，视为自动放弃资助。
如有不明事宜，请与科学技术处联系。
联系人：毛荣 李湘萍
联系电话：89733055
科学技术处
2014年3月3日