各学院（研究院）及相关项目负责人：
根据国家自然科学基金相关项目及经费管理办法、《中国石油大学（北京）科研项目管理办法》规定，学校决定集中开展2015年度通过结题的国家自然科学基金项目以及所有关联外协项目的归档工作，现就相关事宜通知如下：
一、归档范围
2015年度通过结题的国家自然科学基金项目以及所有关联外协项目。
二、归档期限
本次集中归档期限截止日期为2016年5月31日。
三、归档材料
（一）2015年度通过结题的国家自然科学基金项目
科技处提供的材料：1、国家自然科学基金申请书；2、项目批准通知书；3、国家自然科学基金任务书；4、国家自然科学基金准予结题通知；5、结题报告。
项目负责人准备材料：1、预算调整审批材料（未调整预算可不提供）；2、成果登记表；3、卷内备考表；4、卷内文件目录；5、科研项目归档确认表（本表一式两份）。
（二）关联外协项目
1、外协单位资质审查表（部分项目外协单位如高校科研院所、大型国企、以及合作方外协项目均无本项材料）；2、外协合同；3、研究报告（或测试报告）；4、验收（或结题）登记表。
四、项目归档流程：
1、项目负责人登录科研管理系统填写归档信息，具体填写方法见附件4。
2、项目负责人携带本项目的准备材料到科学技术处审核，并领取相关材料（新综合办公楼A1213）。
3、将所有材料送到档案室归档。
4、将档案室签字的“科研项目归档确认表”返回科学技术处，换取为项目负责人出具“通过核准结题自然基金经费卡处理通知单”。
5、项目负责人到财务处办理经费卡解冻业务。
五、注意事项
1.2015年度通过结题的国家自然科学基金项目以及所有关联外协项目同时归档完成后，才能办理相关科研经费卡延期业务，请各位项目负责人按时完成归档工作。
2、根据国家自然科学基金委相关规定，项目结束后所有经费可以留用两年，即经费卡设定的有效期为2017年12月31日，届时如仍有剩余资金的，学校将按规定退回基金委，经费使用范围参见中国石油大学（北京）科研经费管理办法（试行）。
3、所有附件材料将通过OA下发。
4、本次归档工作按学院由专人负责，具体联系人如下：
肖 爽：石工学院、采收率研究院.
马英华：地学院、机械学院
李 杰：化工学院、信息学院、理学院、非常规研究院、新能源研究院、商学院
5、不明事宜请联系学院归档专员科，肖爽、马英华、李杰：89730252.
附件：
1.科研项目归档材料确认表
2.卷内备考表
3.卷内文件目录
4.国家自然科学基金项目归档信息填报方法和流程
5. 2015年通过核准结题国家自然科学基金项目清单
6.中国石油大学（北京）国家自然科学基金经费预算调整管理办法（试行）
科学技术处
2016年5月19日