关于集中开展“十二五”纵向项目归档工作的通知（第一批）
来源：项目一科 作者：王静娴 发布日期：2016-09-08
各学院（研究院）及相关项目负责人：
根据《中国石油大学（北京）科研项目管理办法》规定，以及在各种检查、巡视中出现的科技档案材料不规范的情况，为加强学校科技档案规范化管理，学校决定集中开展纵向项目以及衍生外协项目的归档工作，现就相关事宜通知如下：
一、归档范围
1.2011-2015年签订的已完成纵向项目；
2.“十一五”期间（2006-2010）立项并“十二五”期间（2011以来）完成的重大纵向项目；
3.2011-2015年签订的已完成纵向项目衍生外协项目；衍生外协项目作为来源纵向项目重要组成部分，应与来源纵向项目一起归档。
二、归档期限
本次集中归档工作截止日期为2016年11月30日。
三、归档材料
（一）纵向项目
1.项目立项类材料：申请书（申报书）、立项批复材料等；
2.任务合同类材料：如任务书（合同书、协议书等）、预算书、任务调整方案、各类变更材料等材料原件；
3.技术研究类材料：如开题论证报告、中期检查报告、年度报告、技术研究报告、实验原始记录等；
4.财务经费类材料：如预算调整、结题决算报告、审计报告以及财务验收材料等；
5.验收结题类材料：如结题/验收报告材料、验收意见（含验收专家组名单）等材料原件；
6.其他材料：成果登记表、卷内备考表、卷内文件目录、科研项目归档确认表等（具体见附件2）。
注意：在纵向项目在实施过程中，不一定包含上述1-5部分列示的全部材料，归档具体材料视实际有无情况提供，但归档至少包括合同书（任务书）、研究报告、验收意见等材料。
（二）衍生外协项目
外协单位资质审查表、外协合同、研究报告、审批表（科研管理系统运行后的项目没有此表）、结题登记表、各种开题/验收材料；卷内备考表、卷内文件目录、科研项目归档确认表等与来源项目一并填写。
四、归档流程：项目归档具体流程见附件3。
五、其他事项
1. 我校作为合作单位承担的专题研究任务，若上级部门无专门针对专题研究任务出具验收意见，可使用上一级课题验收意见进行归档。按照档案管理要求，验收意见应为原件，若甲方只有一份原件，要求甲方在验收意见复印件加盖红章。
2.技术研究报告用章说明：由学院开具用章证明到综合楼A102加盖学校公章。技术报告原则上不得包含决算，若包含决算，需先加盖财务决算章后，方可加盖学校公章。
3.本次集中归档后，今后如有审计、检查、巡视等情况，所有项目相关材料均到档案馆调取。
4.对于由于各种原因不完成归档的项目，负责人应提供承诺书（附件4），今后如有审计、检查、巡视情况，项目材料由负责人自行提供。
5.本次归档工作由专人按照具体项目类别分别负责，办公地址综合楼A1213房间，电话：89735032。具体分工如下：（1）李杰：负责国家级项目、教育部基金、北京自然基金以及部分各种人才计划项目；（2）马英华：负责软科学类、省部级科技项目、开放课题项目等。
附件：（全部附件通过学院单独下发）
1、待归档项目清单（第一批）
2、归档需要表格
3、项目归档具体流程
4、科研项目不归档承诺书
科学技术处
档 案 馆
2016年９月12日
