一、定义

在我国境内（不含港澳台地区）主办或承办的、与会者来自3个或以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。

与会者来自2个国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等（这里的2个国家包括中国）属于双边会议，也需申报，管理办法参照国际会议。

二、类型

国际会议类型分为一般性国际会议和重大国际会议。

一般性国际会议包括：外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，以及双边会议和国际合作项目中的工作会议。

重大国际会议包括：超过上述规模或具有重大意义的国际会议。

我校召开的国际会议通常属于一般性国际会议。

三、会议申请

根据教育部有关文件精神，在华举办国际会议实行上报审批制度，学校和单位不得自行审批国际会议。在获得教育部正式会议批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。

国际会议的申请分为预报计划和正式申报两个阶段，预报经教育部审核列入年度计划后方可申报。

预报和申报均在教育部国际会议报批平台（以下简称“报批平台”）进行（报批平台网址：http://econf.hust.edu.cn）。

【计划预报】

（1）一般每年9-10月（以教育部下发通知时间为准），国际处通知各学院组织预报下一年度拟在国内举办的双边或多边国际会议。

（2）会议负责人需通过教育部国际会议报批平台预报下一年度会议计划并提交学院预报表。

（3）10月底前，国际处完成会议预报的线上审批并上报教育部。

（4）会议预报经教育部审核通过并列入年度计划后，会议负责人方可在报批平台进行会议的正式申报。

【正式申报】

（1）预报经教育部审核并列入年度计划的国际会议，会议负责人须至少于会前3个月在报批平台申报一般性会议，须至少于会前6个月申报重大会议。根据规定，未经预报的国际会议将不予申报。

（2）国际处完成会议申报线上审批，并上报教育部。

（3）会议申报经教育部批准后，会议负责人方可对外发布会议信息或对外承诺。

（4）如果有境外组织参与，应对其简要介绍，若确认是境外非政府组织（NGO）或NGO资助的国际会议,会议负责人须按《高校与境外非政府组织合作操作指引》进行线上及线下的备案，并于会前在报批平台上传《境外非政府组织临时活动备案表》，详情请咨询国际处。

【会议变更或取消】

获批会议不得随意更改会议名称、主题、性质、规模、地点和时间。如确需更改或取消，会议负责人须尽早于原定会议时间前在报批平台提交会议变更申请，并将相关情况反馈至国际处。

四、会议召开

（1）会议负责人于会前完成校内各项报备手续。

（2）会议负责人按会议计划和教育部批复要求召开会议。

五、会议总结

（1）会议负责人必须在会议结束后1个月内，在报批平台提交会议总结材料。

（2）国际处审核总结材料并上报教育部。

（3）国际处向会议负责人发放教育部批复函。

（4）会议负责人持教育部批复函完成财务报销。

六、注意事项

（1）预报的国际会议（以2021年为例）既包括拟在2021年年内举办的国际会议，也包含拟在2021年之后举办，但须在2021年对外承诺的国际会议。

（2）原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。如确需异地办会（指我校在北京以外地区办会），需说明理由，并在正式申报前取得举办地省外办同意函。

（3）不得为提高会议规格而随意使用“峰会”、“高峰论坛”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”、“第一届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制；严禁借办会之名建立常设“秘书处”等机构。

（4）会议名称中不得单独出现英文缩写，如需使用，请在前面加上英文全称，例如：Society of Petroleum Engineers (SPE)。

（5）重大国际会议的界定请参照相关规定（详询国际处）。

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