各学院（研究院）、部门：

根据上级要求，为确保新形势下国际交流活动规范有序开展，现对师生在线开展对外交流活动做如下报批程序要求：

1.参加外方主办的线上国际会议

报批要求：参加线上国际会议的师生应于参会日期前至少15日办理审批手续。教职工在E服务提交“教师参加线上国际会议申请”；学生在E服务提交“学生因公出国（境）申请表”，并确保选择“线上会议”；如邀请方属于境外非政府组织，申请材料中须包含《事项通报表》（见附件1）。

2.举办（含主办、承办、申办、合办等）线上（含线上线下相结合）国际会议

报批要求：按照现行举办线下国际会议规定实施，举办（含主办、承办、申办、合办等）一般线上（含线上线下相结合）国际会议可直接申报，应在会议日期前至少30日进行线上报批；重大线上国际会议须先预报后申报，每年预报一次，具体时间以国际处通知为准。线上申报时需同时上传《在华举办国际会议学院预审表》（见附件2）。

预报和申报均在教育部国际会议报批平台进行（报批平台网址：http://econf.hust.edu.cn）。

3.参加或举办其它线上外事活动

报批要求：按照学校相关管理规定，师生应于活动开始前（涉境外非政府组织活动至少提前30日，其它活动至少提前20个工作日）在E服务履行“涉外活动审批”手续。

咨询方式：

吴老师（学生业务），89739177，13984013375，主楼A1108

范老师（教职工业务），89733582，18811378700 ，主楼A1108

请各单位严格执行线上外事活动请示报告制度，按规定事先履行报批程序。未经批准，不得擅自参加或举办上述活动。

特此通知。

附件1. 事项通报表

附件2. 在华举办国际会议学院预审表

国际合作与交流处

2021年6月18日